Hoe wijst i-Reserve automatisch tafels toe?

Je hoeft geen tafels te verdelen: i-Reserve doet dat zelf. Zodra een reservering wordt opgeslagen, zoekt de automatische tafeltoewijzing — intern de solver — een tafel die past en legt die vast. Deze pagina legt uit wanneer dat gebeurt, waar de toewijzing op let en wat je er als beheerder aan kunt sturen.

Wanneer draait hij?

• Bij het opslaan van een reservering — nieuw of gewijzigd, of die nu in de beheeromgeving, via de boekwidget of via de API is gemaakt.
• Bij een statuswijziging van een reservering.
• Wordt een reservering geannuleerd of als no-show gemarkeerd — kort gezegd: krijgt hij een status die niet meetelt voor beschikbaarheid — dan wordt de tafel weer vrijgegeven.
• Bij het verwijderen van een reservering worden de toewijzingen opgeruimd.

Hij draait alleen als het object van de reservering aan een plattegrond gekoppeld is. Zonder gekoppelde objecten gebeurt er niets. Hangt een object aan meer dan één plattegrond, dan wordt de eerste koppeling gebruikt.

Wat hij nooit aanraakt

Drie soorten toewijzingen laat de automatische planning met rust:

• een gast die aan tafel zit;
• een reservering die afgerond is;
• een tafel die je handmatig hebt vastgezet.

Dat is precies waarvoor de knop Tafel vastzetten in de viewer bedoeld is: heb je een gezelschap bewust aan een bepaalde tafel gezet, zet hem dan vast, dan blijft hij daar ook als de reservering later nog wordt gewijzigd.

Waar hij op let

Harde eisen — hier wijkt hij niet van af:

• Capaciteit. Het aantal personen moet tussen de minimum- en maximumcapaciteit van de tafel liggen.
• Geen overlap. Een tafel kan niet twee reserveringen tegelijk hebben. De capaciteit, buffers en tags tellen mee: de buffertijd vóór en ná een reservering is gewoon bezette tijd.
• Vereiste tags. Geef je bij een gekoppeld object vereiste tags op, dan komen alleen tafels met álle die tags in aanmerking. Let op de keerzijde: een tafel zónder tags past dan niet, ook niet als hij verder prima zou voldoen.
• Combinaties. Alleen de tafelcombinaties die je zelf hebt vastgelegd worden gebruikt. Is een combinatie in gebruik, dan zijn de losse tafels erin geblokkeerd.

Voorkeuren — die maken een oplossing beter, maar zijn niet verplicht:

• Zo veel mogelijk gasten een tafel geven weegt het zwaarst.
• De kleinst passende tafel. Lege stoelen kosten punten, dus een tweetal komt eerder aan een tafel van twee dan aan een tafel van vier. Zo houd je je grote tafels vrij voor grote gezelschappen.
• De klant-voorkeur van de gast. Heeft de gast een voorkeur gekozen, dan krijgen tafels in de bijbehorende zones een pluspunt. Het is een pluspunt en geen garantie: is er in die zone niets vrij, dan komt de gast elders te zitten in plaats van helemaal zonder tafel.

Als er niets past

Past er geen enkele tafel, dan blijft de reservering bestaan maar zonder tafel. Je ziet hem in de viewer terug onder Aankomende reserveringen met de melding Geen tafel toegewezen, en je kunt er dan zelf een tafel aan toewijzen. De reservering gaat dus nooit verloren — er ontstaat een werklijstje.

Ook als de toewijzing zelf misgaat, blijft de reservering altijd bewaard: een fout in de automatische planning laat het opslaan van een reservering nooit mislukken.

Wat je eraan kunt sturen

De uitkomst bepaal je met je inrichting, niet met knoppen in de toewijzing zelf:

• Zet je capaciteiten strak: een minimum van 1 op een tafel van acht nodigt uit tot verspilling.
• Gebruik buffers die kloppen met je werkelijke omdektijd.
• Leg combinaties vast voor elk gezelschap dat groter is dan je grootste tafel.
• Gebruik tags spaarzaam, en bedenk dat een vereiste tag tafels uitsluit.
• Bepaal met de volgorde van je zones waar de inloop het eerst terechtkomt.

Voor support bestaat daarnaast een debug-scherm waarin de toewijzing voor een dag proefgedraaid kan worden zonder iets op te slaan. Dat scherm is bedoeld voor onderzoek bij een vraag of storing, niet voor dagelijks gebruik.