Wie weist i-Reserve Tische automatisch zu?

Sie müssen keine Tische verteilen: i-Reserve erledigt das selbst. Sobald eine Reservierung gespeichert wird, sucht die automatische Tischzuweisung — intern der Solver — einen passenden Tisch und hält ihn fest. Diese Seite erklärt, wann das geschieht, worauf die Zuweisung achtet und was Sie als Administrator steuern können.

Wann läuft sie?

• Beim Speichern einer Reservierung — neu oder geändert, ob in der Verwaltung, über das Buchungs-Widget oder über die API erstellt.
• Bei einer Statusänderung einer Reservierung.
• Wird eine Reservierung storniert oder als No-Show markiert — kurz: erhält sie einen Status, der nicht zur Verfügbarkeit zählt — wird der Tisch wieder freigegeben.
• Beim Löschen einer Reservierung werden die Zuweisungen aufgeräumt.

Sie läuft nur, wenn das Objekt der Reservierung mit einem Grundriss verknüpft ist. Ohne verknüpften Objekte passiert nichts. Hängt ein Objekt an mehr als einem Grundriss, wird die erste Verknüpfung verwendet.

Was sie nie anrührt

Drei Arten von Zuweisungen lässt die automatische Planung in Ruhe:

• ein Gast, der am Tisch sitzt;
• eine Reservierung, die abgeschlossen ist;
• ein Tisch, den Sie manuell fixiert haben.

Genau dafür ist die Schaltfläche Tisch fixieren in der Ansicht gedacht: Haben Sie eine Gruppe bewusst an einen bestimmten Tisch gesetzt, fixieren Sie ihn — dann bleibt sie dort, auch wenn die Reservierung später noch geändert wird.

Worauf sie achtet

Harte Vorgaben — davon weicht sie nicht ab:

• Kapazität. Die Personenzahl muss zwischen der Mindest- und Höchstkapazität des Tisches liegen.
• Keine Überschneidung. Ein Tisch kann nicht zwei Reservierungen gleichzeitig haben. Kapazität, Puffer und Tags zählen mit: die Pufferzeit vor und nach einer Reservierung ist schlicht belegte Zeit.
• Erforderliche Tags. Geben Sie bei einem verknüpften Objekt erforderliche Tags an, kommen nur Tische mit allen diesen Tags in Frage. Beachten Sie die Kehrseite: ein Tisch ohne Tags passt dann nicht, auch wenn er sonst bestens geeignet wäre.
• Kombinationen. Es werden nur die von Ihnen festgelegten Tischkombinationen genutzt. Ist eine Kombination in Gebrauch, sind ihre einzelnen Tische gesperrt.

Präferenzen — sie machen eine Lösung besser, sind aber nicht zwingend:

• Möglichst vielen Gästen einen Tisch zu geben wiegt am schwersten.
• Der kleinste passende Tisch. Leere Stühle kosten Punkte, ein Paar landet also eher an einem Zweiertisch als an einem Vierertisch. So bleiben Ihre großen Tische für große Gruppen frei.
• Die Gästepräferenz des Gastes. Hat der Gast eine Präferenz gewählt, erhalten Tische in den zugehörigen Zonen einen Pluspunkt. Es ist ein Pluspunkt, keine Garantie: Ist in dieser Zone nichts frei, sitzt der Gast woanders statt gar nicht.

Wenn nichts passt

Passt kein einziger Tisch, bleibt die Reservierung bestehen, aber ohne Tisch. Sie sehen sie in der Ansicht unter Anstehende Reservierungen mit der Meldung Kein Tisch zugewiesen und können dann selbst einen Tisch zuweisen. Eine Reservierung geht also nie verloren — es entsteht eine Arbeitsliste.

Auch wenn die Zuweisung selbst fehlschlägt, bleibt die Reservierung immer erhalten: ein Fehler in der automatischen Planung lässt das Speichern einer Reservierung nie scheitern.

Was Sie steuern können

Das Ergebnis bestimmen Sie über Ihre Einrichtung, nicht über Schaltflächen in der Zuweisung selbst:

• Setzen Sie Kapazitäten eng: ein Minimum von 1 an einem Tisch für acht lädt zur Verschwendung ein.
• Verwenden Sie Puffer, die zu Ihrer tatsächlichen Umdeckzeit passen.
• Legen Sie Kombinationen für jede Gruppe an, die größer ist als Ihr größter Tisch.
• Setzen Sie Tags sparsam ein und bedenken Sie, dass ein erforderlicher Tag Tische ausschließt.
• Bestimmen Sie über die Reihenfolge Ihrer Zonen, wo Walk-ins zuerst landen.

Für den Support gibt es außerdem einen Debug-Bildschirm, in dem die Zuweisung für einen Tag probeweise gerechnet werden kann, ohne etwas zu speichern. Dieser Bildschirm dient der Untersuchung bei einer Frage oder Störung, nicht dem täglichen Gebrauch.